Наш блог
Контакты
Связавшись с нами, Вы получите все ответы на интересующие Вас вопросы
БелВЭБ Сервис

Документооборот

Наши услуги Статьи
Огромный перечень различных документов можно встретить даже в небольшой компании. Чем больше организация, тем большее количество документов. В рамках любого предприятия обеспечивается порядок и режим работы с документами, которые проходят полный цикл от создания до архивирования.

Деятельность по организации работы с документами называется делопроизводством, а непосредственно движение документов на предприятии, а именно: создание, обработка, приём, передача, хранение и архивирование – документооборотом. Он бывает нескольких разновидностей и зависит от области использования. Это производственный, бухгалтерский, кадровый, административно-хозяйственный, управленческий.
В настоящее время встречается как бумажный, так и безбумажный (электронный) документооборот.
ООО «БелВЭБ Сервис» – это то, что нужно для организации и оптимизации процессов учёта документации, а также для формирования документооборота вашей компании в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Первоначально стоит понять важность документооборота, так как отсутствие системы документооборота приводит к:
  • отсутствию системы в документации;
  • невозможности своевременного и грамотного бухгалтерского, налогового и кадрового учёта;
  • нарушению взаимодействий между подразделениями предприятия;
  • невозможности оперативного предоставления документов для проверяющих органов;
  • нарушению системы управления и контроля персонала, своевременной оплаты труда.

То есть, систематизация документов – это важная составляющая для слаженной работы внутри организации. Делопроизводство регулируется не только законодательными актами на уровне государства, но и при помощи локальных нормативно-правовых актов (ЛНПА) в каждой конкретной организации.
Все документы на предприятии можно разделить на три категории:
  • входящие – те, которые поступают в организацию из различных источников связи (электронная почта, факс, почта и т.д.);
  • исходящие – те, которые разработаны в организации и отправляются другим адресатам;
  • внутренние – те, которые создаются на предприятии (приказы, распоряжения, докладные, ЛНПА).

Ко всем документам, создаваемым на предприятии и поступающим на него, должны предъявляться определённые требования в соответствии с задачами системы. Оформление документов и организация работы с ними осуществляется согласно с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.
Чем грамотнее составлена и выстроена система учёта документов, тем легче оптимизировать процессы и обеспечить их непрерывность. При этом требования, предъявляемые к документообороту, остаются прежними даже при переходе на безбумажный документооборот.
Если сравнить бумажный и безбумажный (электронный) документооборот, то можно отметить несколько преимуществ электронного документооборота. Именно благодаря им многие организации используют данный вид учёта документов.
  • Простой и быстрый поиск и скорость передачи документов.
  • Документы не теряют качество и хранятся столько, сколько это нужно.
  • Контроль за передвижением документов.
  • Исключение ошибок и гарантия своевременного выполнения поручений.
  • Конфиденциальность. Документы можно зашифровать, передавать только по защищённым каналам связи.
  • Экономия временных ресурсов сотрудников и бюджета на материалах (бумаге, принтерах, почтовых отправления).

При любом виде документооборота необходима научно-техническая обработка документов, в ходе которой проводится их проверка, анализ целостности и ценности, оформление согласно правовым актам и описание всех документов организации. При выполнении такой обработки в архиве уничтожаются документы, которые утратили свою ценность. ООО «БелВЭБ Сервис» также оказывает качественные услуги по научно-технической обработке документов.
Создать сканы документов, перевести в электронный формат. После чего можно работать со всеми разновидностями и форматами документов.

Аудит документооборота


Если бумажный или безбумажный документооборот не приносит желаемых результатов, необходимо провести аудит для выявления ошибок. Он необходим также для поиска причин сбоев в процессах управления и выявления проблемных зон, для оценки правильности организации системы документооборота в организации, а также при смене владельца компании.
При проведении аудита оборота документов в компаниях, где хорошо работает система регламентов, изучаются внутренние Уставы и нормативные акты. Их детальное изучение позволяет определить насколько оптимизировано делопроизводство и найти неэффективные процессы при организации движения документов (например, дублирование). Аудитор оценивает практическую составляющую – работу пользователей в информационных системах организации.
Информация, полученная в ходе аудита, систематизируется и оформляется в виде презентации или аналитической записки с подведением итогов, указанием неэффективных процессов и разработкой плана действий для достижения поставленных целей
Эффективная работа компании начинается с грамотно составленной документации, её систематизации и оптимизации. Именно поэтому стоит обратиться к проверенным специалистам ООО «БелВЭБ Сервис», которые оказывают широкий перечень услуг по организации и аудиту документооборота, а также созданию и оптимизации архивного хранения.